VEDTÆGTER

§ 1. Haveforeningens navn, stiftelse og beliggenhed

1. Foreningens navn er Haveforeningen Ermelund. Foreningens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune. Foreningen er stiftet 1. april 1971.
2. Foreningens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune. Foreningen er beliggende langs den offentlige sti, H/F Ermelund 1 - 44 på det lejede areal: Dele af matr. nr.ne 5b, 5br, 5 ui, 12a, 13a, 13am, 13e, 13z, samt 7000f, alle Kgs. Lyngby By, Kgs. Lyngby.
3. Foreningen består af 44 havelodder, der udelukkende må benyttes som daghaver. Der må således ikke overnattes i haverne.
4. På det lejede areal må der ikke drives handel, beværtning eller anden form for erhverv.

§ 2. Formål og virke

1. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og Nordøstsjællands­kredsen. Dette medfører en forpligtelse til at følge Kolonihaveforbundets regler samt beslutninger truffet af Kolonihaveforbundets kompetente organer.
2. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål lejede areal i overensstemmelse med de bestemmelser i den til enhver tid gældende lejekontrakt for området i sin helhed og med bestemmelser indeholdt i vedtægt for Nordøstsjællands­kredsen og Kolonihave­forbundet.
3. Foreningen skal gennem sin bestyrelse sikre, at foreningens medlemmer overholder og respekterer de gældende regler for det lejede areal, herunder bestemmelserne i Ermelunds­fredningen og bestemmelserne for Fæstningskanalen, der er en del af det fredede fortidsminde, Københavns Befæstning. Bestyrelsen skal desuden påse, at bestemmelser i gældende lokalplaner, tinglyste deklarationer m.v. overholdes og respekteres.

§ 3. Definitioner

1. Medlemmer i H/F Ermelund er den eller de personer (herunder medlejere), som har skrevet under på en lejekontrakt.

§ 4. Medlemmer

1. Som medlem kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse.
2. Medlemmet skal være bosat i Lyngby-Taarbæk Kommune, og skal til enhver tid kunne dokumentere at have rådighed over en bolig udenfor haveforeningen. Ved fraflytning fra kommunen mister medlemmet retten til haven. Adresseændring skal meddeles til formanden senest 14 dage efter ændringen.
3. Hvis et medlem har midlertidigt behov for at fraflytte sin adresse i Lyngby-Taarbæk Kommune og for en kortere periode tage ophold i en anden kommune eller i udlandet, kan bestyrelsen meddele dispensation til ændringen. Medlemmet skal senest 14 dage før ændringen sende en ansøgning til formanden og oplyse om formålet med ændringen, om den midlertidige adresse, om ændringens varighed og samtidig oplyse, hvem der passer medlemmets have i perioden. Hvis betingelserne for dispensationen misligholdes, kan lejemålet ophæves.
4. Medlemskabet og lejeretten er personlig, hvorfor haven under ingen omstændigheder kan lejes eller lånes ud. Hvis der gentagne gange træffes personer på et medlems havelod, og medlemmet ikke selv er til stede, er bestyrelsen berettiget til at bortvise de pågældende fra haveloddet. Hvis et medlem ikke overholder reglerne om udleje og udlån af haverne, kan lejemålet ophæves.
5. Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem, hvorfor medlemmer skal oplyse deres fulde navn, bopæls-adresse uden for foreningen, telefonnummer og email-adresse. Ændringer i de nævnte oplysninger skal meddeles foreningens formand eller sekretær senest 2 uger efter, at ændringen er sket.
6. Medlemmer optages som hovedregel efter ventelisten, se dog reglerne i § 4.7, 4.8 og 4.9. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten.
7. Medlemmet har ret til at få tilføjet en ny lejer på en eksisterende lejekontrakt, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever i mere end 2 år, en myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en afdød tidligere ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og den nye lejer i øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at få tilføjet andre personer end de ovennævnte på en eksisterende lejekontrakt.
8. Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/registreret partner, en samlever i mere end 2 år, en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre end de ovennævnte.
9. Ved dødsfald fortsætter en eventuel medlejer lejemålet. Hvis afdøde lejer stod alene på lejekontrakten, har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen. En samlever i mere end 2 år har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en afdød tidligere ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem, har endvidere ret til at få overdraget lejemålet. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.
10. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet. Lejeaftalen underskrives af medlemmet samt et medlem fra bestyrelsen.
11. Der kan registreres en lejer samt en medlejer. Medlem og medlejer er ligestillede, og har samme rettigheder og forpligtelser overfor foreningen.
12. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb, der opkræves af foreningen frem til det tidspunkt, hvor havelodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens generalforsamling, og skal senest 6 måneder efter tvangsauktionen overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene i § 4, stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget indenfor den angivne tidsfrist, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår, overtagelsen skal ske på.

§ 5. Hæftelse

1. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtelser.

§ 6. Leje og andre pligtige pengeydelser

1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som bestyrelsen har forelagt generalforsamlingen til godkendelse.
2. Havelejen opdeles i 2 rater, der betales 1. februar og 1. august.
3. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
4. Generalforsamlingen kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er forpligtet til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
5. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§ 7. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede

1. Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
2. Ordensreglerne skal fastsætte regler om vedligeholdelse af haven, og skal overholdes af alle haveforeningens medlemmer.

§ 8. Fællesarbejde

1. Generalforsamlingen kan fastsætte regler for fællesarbejde.

§ 9. Generalforsamling

1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest med udgangen af marts måned - 3 måneder efter regnskabsårets afslutning - med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:
   - Valg af dirigent og referent

- Bestyrelsens beretning

- Årsregnskab med eventuel revisionsberetning

- Indkomne forslag

- Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af haveleje og gebyrer

- Valg af formand eller kasserer

- Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

- Valg af intern revisor og revisorsuppleant

- Valg til underudvalg, nedsat af bestyrelsen

- Eventuelt (der kan ikke besluttes noget under dette punkt).

3. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen pr. e-mail med mindst 14 dages varsel.

4. Dagsorden og årsregnskab udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 10. februar, så forslagene kan sendes ud sammen med dagsordenen. Behandling af forslagene forudsætter forslagsstillerens deltagelse i generalforsamlingen.

5. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. De nævnte personer har taleret og stemmeret, jf. dog § 9.7. Desuden har repræsentanter for Lyngby-Taarbæk Kommune og Kolonihaveforbundet, samt andre personer inviteret af bestyrelsen adgang til generalforsamlingen. De nævnte personer har taleret ved generalforsamlingen, men ikke stemmeret.

6. Der kan afgives 1 stemme pr. havelod.

7. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

8. Afstemning sker ved håndsoprækning, men skriftlig afstemning skal finde sted, hvis blot ét medlem ønsker det.

9. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de fremmødte stemmeberettigede ved simpelt flertal, undtagen ved afstemninger om vedtægtsændringer, optagelse af kollektivt lån, ekstraordinære indskud og foreningens ophør.

10. Disse beslutninger kræver, at ⅔ af de haverne (29 havelodder) er mødt frem på generalforsamlingen og at ⅔ af de afgivne stemmer har stemt for forslaget. Blanke stemmer indgår i optællingen og sidestilles med nej-stemmer.

11. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men ⅔ af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med ⅔ af de afgivne stemmer. Blanke stemmer indgår i optællingen og sidestilles med nej-stemmer.

12. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet sendes pr. email til foreningens medlemmer senest 14 dage efter generalforsamlingen.

§ 10. Ekstraordinær generalforsamling

1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 11 haver (25% af foreningens udlejede haver) fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.
3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes pr. e-mail med mindst 7 dages varsel. Bestyrelsen er i de i § 10, stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 3 uger efter indkaldelsen.
4. Hvis betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkaldes generalforsamlingen af kredsbestyrelsen, der også vil gennemføre den ekstraordinære generalforsamling. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.
5. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter § 10, stk. 2, kan kun træffes, hvis mindst ⁴⁄₅ af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, deltager.
6. Bestemmelserne i § 9, stk. 6-11 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.

§ 11. Bestyrelsen

1. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse blandt foreningens medlemmer. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.
2. Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for, at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, § 2.2 og § 2.3.
3. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Desuden vælges 1 suppleant for en 1-årig periode.
4. I ulige år er formanden, 1 bestyrelsesmedlem og 1 suppleant er på valg. I lige år er kassereren, 2 bestyrelses­medlemmer og 1 suppleant på valg.
5. Der kan kun vælges 1 bestyrelsesmedlem eller suppleant fra hvert havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.
6. Kan der ikke vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.
7. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun frem til næste generalforsamling.
8. Fratræder formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling. Valg af formand eller kasserer i utide gælder frem til næste planlagte ordinære valg.
9. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot ét medlem af bestyrelsen begærer det.
10. Bestyrelsen har mandat til at ophæve lejemålet for medlemmer, som handler i strid med medlemmets lejekontrakt, foreningens vedtægter og ordensregler eller bestemmelser pålagt området udefra.
11. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
12. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
13. Ved stemmelighed har formanden, eller i denne fravær næstformanden, den afgørende stemme.
14. Uanset § 11, stk. 10, er retshandler vedrørende foreningen kun gyldige og har bindende virkning over for tredjemand, når de vedtages af den samlede bestyrelse.
15. Der skrives beslutningsreferat af bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.
16. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
17. Formand og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
18. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
19. en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger,
20. en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens midler,
21. en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand,
22. en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.

§ 12. Vurdering af haver

1. H/F Ermelund er tilknyttet Nordøstsjællandskredsens vurderingsudvalg, der foretager alle havevurderinger i foreningen.
2. Vurderinger kan påklages til Nordøstsjællandskredsens vurderingsankeudvalg, jf. kredsvedtægtens § 8, stk. 2. Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter, og kan ikke påklages.

§ 13. Tavshedspligt og persondata

1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indblik i under deres arbejde for foreningen.
2. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i persondataforordningen. Bestyrelsen beskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens persondatafortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens persondatapolitik.

§ 14. Tegningsret

1. Formanden og kassereren tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Tegningsretten skal altid bestå af mindst 2 personer.

§ 15. Regnskab og revision

1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
2. Det påhviler kassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en ekstern revisor.
5. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.
6. Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
7. Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

§ 16. Foreningens opløsning

1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til en anden haveforening, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører foreningen med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.
2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.
3. Eventuel formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder, som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.
4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakten med udlejer er i kraft.

Vedtaget på generalforsamling den 29. marts 2023.